社内DX化を推進！75%の工数削減に成功した管理本部長にインタビュー
こんにちは、人事の丸山です。
実は先日、4月に入社した22卒の2人が、GAS（Google Apps Script）でアンケート未回答者への自動リマインド機能を作ってくれました👏
※GAS：Googleが提供するサービスと連携して利用するためのプログラミング言語
2人は入社当初GASを全く触ったことがない状態でしたが、実現したいことを要件に落とし込むところ〜実際にコードを書くところまで、全て自分たちで考えて実装してくれました！
すごい！
ヒトクセでは、このようなDX化を全部署で推進しています。
今回は、経理財務・人事・法務・総務を統括する、管理本部長の島田さんにインタビューを行いました。
などについて詳しく説明していただきましょう！
島田 賢悟 (しまだ けんご)
2014年にシステムエンジニアとしてヒトクセに入社。
2017年営業本部長に就任し、営業全体の統括を担当。
2018年執行役員に就任し、経営にも従事。2022年管理本部長に就任。
全部署在籍経験を持ち、誰からのどんな相談でも大体解決できる、頼れる経営者！
話し方に特徴があるので、社員にナチュラルにモノマネされる。
自分のスリッパによくつまづいているが、つまずきすぎてもう誰からも突っ込まれない。
――――管理本部の業務効率化/自動化を進めた背景を教えてください。
キャリアとしては事業開発系を統括している期間が長かったのですが、昨年末に管理本部長が退職し、仮で自分が管理本部長に就任したことがきっかけです。
もともとは管理本部長を採用しようとしており、採用活動を進めていたのですが、なかなかすぐには決定まで至らず…
自分が管理本部長になりました。
そんなわけで管理本部業務のキャッチアップを進めていると、習慣化している業務を知る中で「機械がやればいいのに」と思うことが非常に多かったんです。
「なんでこんなに人間がExcelで頑張って集計しているんだろう」とか、「なんで手入力しているんだろう」とか、かなり衝撃でした。
管理本部未経験の自分からすると、バイアスフリー状態とも言えるので「おかしい」と気づきやすかったのかもしれません。
――――確かに。習慣化していると「今やっていることは果たして最善なのか」というのは、なかなか考えにくいですもんね。
あとは、中途採用は市場感としてハードルが上がっていることや、採用したとしても経営として見ればバックオフィスは最小限にしたいという思いから、1人分の業務を自動化することにチャレンジしてみたいと思ったことも大きいです。
――――そこでその発想に至るのが、島田さんらしいですね！
具体的にはどういった業務のDX化を進めたのでしょうか？
まず注目したのは、勤怠管理〜給与計算ですね。
この一連の作業ひとつとっても様々なツールを駆使してやりくりしている状況でした。
具体的に言うと、下記のような管理体制です。
過去の経緯もあって、様々なExcelで手動集計したり手入力したりしていて、この状況はヤバいなと…。
――――ちなみに、それは何時間くらいかかっていたんでしょうか？
給与計算のために給与計算ソフトへ勤怠データを手動で入力する、というところだけで、40〜50時間はかかっていました。
――――Σ(- -ﾉ)ﾉ
そんな状態からDX化を進めていったわけですが…
具体的にどういったことをしたのでしょうか？
ソフトウェアの統合と手動入力部分のDX化をしました。
打刻・休暇管理は全て1つの労務管理ソフトで行い、ヒトクセ特有の制度に基づいたカスタム集計や給与計算ソフトへの反映は、ガリガリとコードを書いて、ほぼ全自動化しました。
――――システムエンジニアのご経験をゴリゴリに活かしていますね（笑）
かなりの時間が削減されていそうだなと思ったのですが、実際どのくらいの時間が削減できたんでしょうか？
月60時間は削減できたんじゃないかなと思います。
毎月約80時間かかっていたのですが、今は多くても約20時間で終わるようになりました。
――――60時間…！約7.5日分の削減と考えると、本当に大きいですね！
勤怠周り以外だと、他にはどんなことを取り組んだんでしょうか？
Webinar Roomというサービスで発生する請求業務のDX化ですね。
Webinar Roomは、ビジネスモデル上、取引先が非常に多いのですが…
毎月細かく各企業の実績を確認して、1つ1つ稟議をあげた上で請求書を作成し送付する、という作業が発生していました。
ここをデータベースから自動で一括集計ができるようにシステムを構築し、イレギュラーだけ人の目で確認するだけにしました。
そうすることで、一括集計したものをPDF化し、全企業分まとめて稟議を上げることが可能になりました。また、請求書も自動生成する、ということができました。
一括請求するためのソフトウェアはありますが、こんなもので課金しているのはバカバカしいと思ったので、自分でコードを組んで自動化をしました。
これにより、経理側では、約3時間かかっていた作業が15分未満で終わるようになりました。
ビジネス側でも、丸2日かかっていた作業が1日未満で終わるようになったと聞いています。
――――数十件の請求書を一括で処理できるのは、大きな改革ですね！しかも忙しい月初の時期の短縮は現場としてもありがたい！
――――今回は管理本部の社内DX化を中心に進めたと思うのですが、今後はどんな展開を考えていますか？
まずは社内でオペレーションやルーティーンになっていることを、自動化していきます。
それを社内だけではなく、社外にも広めていきたいです。
やはりどの会社も事業推進を目的としているし、そこにより多くの人材投資をできるようになった方が日本の発展に繋がると思うので、より多くの企業で「脱Excel」「脱手動入力」「DX化」を目指してもらえると良いなと思っています。
――――ヒトクセだけではなく、日本全体がよくなっていくといいですよね！
島田さん、ありがとうございました！
